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Introducción

El módulo de Asistencia y Pre Nómina PreAsyst, ha sido desarrollado específicamente para el mercado Mexicano con el fin de cubrir  las necesidades de automatizar la asistencia de las Empresas sin pasar por alto los requisitos de la legislación en tema laboral para México, ni tampoco descuidar los requerimientos especiales como turnos dobles, discontinuos, personal de outsourcing, personal  por honorarios, personal sindicalizado, etc.

Objetivo

Registrar la Asistencia del personal  teniendo como opción diferentes medios para registro según la necesidad (Reconocimiento Facial, Huella Digital, Código de Barras, Banda Magnética, Proximidad, etc.); Automatizar los diferentes criterios basados en la asistencia y no asistencia de personal (Retardos, Tolerancias, Premios de Puntualidad y Asistencia, Tiempos Extras, Incidencias, entre otros); Cubrir las necesidades de Personal Interno, Externo y Distribuido en Diferentes Unidades de Negocio, Detección de Presencias y Replicas de Información (Registros de Asistencia en Multi-sitios)Y finalmente concluir con el envió de Pre-Nomina a el sistema de Nominas (Interface de Información).

Configuración

PreAsyst cuenta con estructura a nivel de configuración para visualizar nuestra organización administrativa (Sucursales, Departamentos, Centros de Costos) y la organización del personal (Tipos de empleados, Tipo de Variables, Tipo de Periodos) , así como la preparación de necesaria para compartir información con el sistema de nominas previamente operado por el cliente a través de archivos externos para tal fin esto a través de catálogos tales como Empleados, Periodos, Días Festivos e Incidencias.

Implementación

PreAsyst cuenta con una serie de actividades a fin de implementar la aplicación con una solución llave en mano, a fin de que al finalizar el proceso el sistema sea totalmente operable y administrable a fin de obtener los beneficios ofrecidos por la aplicación y sus diferentes módulos externos.

Dichas actividades en duración podrán variar según las necesidades del cliente en cuanto a lo que se estaría operando, método de registro elegido, definición del proceso actual en operación a nivel Horarios, Organización, Infraestructura de Comunicaciones y Equipos de Registro Digital.

Funcionalidad

Horarios

Se tiene una amplia estructura en el manejo de Horarios a través de la creación de Horarios a nivel de organización , Horarios con Comidas , como Sin Comidas, junto con las condiciones para la generación de Prima Dominicales, Compensaciones Salariales, Valor de Falta ante el manejo de horarios de 12 o más horas , Tiempos Extras Automáticos, Manejo de Horarios Nocturnos, Rango de Entrada en Horario para considerar como correcta o no el evento generado por el empleado, Esto se agrega a la opción de manejar 2 esquemas de registro para el control de horarios, esto a través de una asignación automática del horario y otra con la programación del rol de turnos del empleado para una mayor automatización.

horario

 

 

 

 

 

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Tarjetas de Nominas

Se tiene un modulo de parámetros previamente definido a manera de cumplir con los diferentes criterios legales y requeridos por el cliente a efecto de generar a la conclusión de cada periodo definido un documento para la obtención de la firma que ampare el registro de asistencia de cada empleado, así como la generación de un archivo con dicha información en caso de que el sistema de nominas del cliente cuente con la opción de importar dichos datos para su impresión junto con el recibo de nomina, esto para contar con un documento que siempre este amparado, tanto en el registro de horas como el monto del pago al empleado.

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Tiempos Extras

PreAsyst cuenta con Modulo de Autorización de Tiempos Extras a efecto de que desde su registro de asistencia se generen los tiempos excedidos para dicha autorización y se apliquen en los registros de asistencia de cada empleado, dicho modulo permite a los encargados de dichos empleados a realizarlo de manera rápida y confiable.

 

Se tienen parámetros que permiten condicionar a los Jefes de Área o Supervisores los presupuestos de Horas Extras a Asignar por Departamento o Empleado, En forma Diaria o Por Periodo; Este Modulo protege a la Empresa de no exceder los presupuestos asignados por este rubro; El sistema maneja el Esquema Legal de Horas Dobles, Triples.

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Transferencia de Datos

PreAsyst tiene las opciones y parámetros necesarios para efecto de consolidar información Generada a través de diferentes equipos Digitales con función de reloj a efecto de que se concentren en un Sistema Central para su administración y en un momento dado el concepto llamado 2 vías que es cual es enviar y recibir información entre dichos relojes y el sistema central pero dichos relojes instalados en diferentes puntos al sistema central.

Este proceso se genera de 2 formas una con un tiempo límite para realizar la sincronización de dichos datos y otra a través de archivos comprimidos (Zip) por un Servidor FTP.

Seguridad

Se cuenta con accesos controlados a través de Id de usuario y contraseña con sus respectivos permisos de opciones a manera de administrar las acciones dentro de PreAsyst así como una Bitácora de Usuarios a manera de registrar los cambios y ajustes realizados en los principales

procesos de la aplicación tales como Ediciones de Registro y Rol de Turnos, y existe una Asignación de Supervisor a manera de complementar dichos controles a nivel de Encargados para que dichos encargados solo modifiquen información de los empleados asignados

Así como también parámetros para que el usuario pueda cambiar su contraseña de manera independiente, parámetro para que el usuario cambie su contraseña cada cierto periodo de tiempo, y aviso de alerta para tal fin.

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Modulo de Administracion de Empledos

Se cuenta con una opción interna dentro del sistema PreAsyst (Edición de Registro) a fin de llevar a cabo los ajustes necesarios dentro de las asistencias generadas por los empleados a manera de complementar su información y cumplir con el requisito legal de tener un documento con sus respectivos días justificados según su periodo de nomina asignado, dicha pantalla contempla los diferentes criterios a nivel horarios e incidencias.

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Interface Sistema de Nominas

Se cuenta con más de 20 Interfaces a Nominas de Incidencias las cuales se envían vía archivo externo al sistema de nominas del cliente a efecto de dar una mayor automatización y ahorro de tiempo evitando re procesos y tiempos adicionales en captura de dichas incidencias.

Garden System es Autor y Dueño del Desarrollo de PreAsyst, contamos con los programas fuentes por lo que se tiene la capacidad de crear o ajustar cualquier Interface de Cualquier Nomina.

Módulos Externos Adicionales

PreAsyst como parte del crecimiento de cualquier aplicación que busca cubrir y apoyar a los  clientes con su manejo de información generada a partir de un concepto de presencia se tienen módulos que re-utilizan la información generada dentro de PreAsyst para obtener otro tipo de información que no interfiera con la operación cotidiana de entradas y salidas.

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Comedor

Modulo para el registro de eventos de alimentos a fin de generar un archivo de incidencias con los consumos generados, para su envió a sistema de nominas , dicho modulo contempla una categoría de comedor para definir el precio a cobrar , edición de registros para el mantenimiento, reporte de consumos para su visualización, interface de dicho archivo para ser enviado a sistema de Nominas

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Lavandería

Modulo diseñado para el control de entrega y recibo de uniformes de personal proporcionados por el cliente a sus empleados

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Vigilancia

Modulo para el registro de Entrada y/o Salida de empleados a actividades adicionales fuera de su lugar de trabajo a nivel un control de presencia y aviso a Guardias en caseta para validar Rol de Horario, Penalizaciones Etc.

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Accesos

Detectar presencias en las diferentes aéreas donde se integra un control de accesos y presentarlo en un monitor como presencias dentro del sistema PreAsyst.

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Reportes

Modulo creado con reportes conocidos como a la medida a efecto de obtener análisis de información con criterios propios a través de la misma información generada con el día a día de los empleados

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Generación de Archivo

Modulo creado para la generación en línea de archivos externos a fin de ser procesados y tomados por sistemas externos a PreAsyst con su respectivo Layout solicitado por la aplicación en cuestión.